Etape de comunicare de afaceri

Comunicarea este un proces de interacțiune între oameni, care acoperă schimbul, evaluarea și înțelegerea informațiilor. Atunci când vine vorba de comunicarea de afaceri, se folosesc anumite reguli și regulamente care ajută la îmbunătățirea confor- mității partenerilor. Luând în considerare secvența corectă de respectare a etapelor necesare comunicării de afaceri, asigură atingerea rezultatului dorit, preferat pentru ambii parteneri.

Comunicarea de afaceri este un proces în mai multe etape, care implică crearea și îmbunătățirea în continuare a interconexiunilor dintre persoanele asociate nevoilor specifice. Acest proces implică transferul de informații importante, dezvoltarea conceptului de interacțiune, percepție și înțelegere a interlocutorului.

Comunicarea în afaceri are o serie de caracteristici, cunoașterea cărora va contribui la înțelegerea esenței acestui tip de interacțiune:

• Valoarea reputației. În afaceri, fața întreprinderii este reputația, care este fundația pe care se construiește în viitor succesul companiei. Din acest motiv, comunicarea de afaceri vizează menținerea și protejarea acesteia.
• Claritate și precizie. O definire clară și clară a obiectivelor asigură o dezvoltare profesională eficientă, facilitând auto-organizarea rapidă și formarea responsabilității.
• Joint venture, profitabilă pentru ambele părți. În interacțiunea de afaceri, nu puteți avea grijă de bunăstarea unei singure părți. Unitatea partenerilor și poziția reciproc avantajoasă asigură succesul și un rezultat excelent pentru ambele părți.

Rezultatul comunicării de afaceri depinde de modul în care procesul este organizat cu atenție. În structura de comunicare de afaceri pot distinge anumite etape. Pentru a atinge obiectivul prețuit, va contribui la cunoașterea principalelor puncte ale unei astfel de comunicări și a unor norme de comportament care corespund fiecărei etape.

Această etapă implică organizarea directă a întâlnirii. În prima etapă este necesar să se facă un plan cu întrebări specifice și câteva soluții la problemă. Este necesar să se analizeze punctele de vedere ale partenerului de negociere și să se aleagă strategia cea mai benefică de relații; Se recomandă o estimare a rezultatului conversației. Etapa pregătitoare este completată de momentele organizaționale: desemnarea locului și a duratei întâlnirii.

Portretul psihologic al interlocutorului, care se dezvoltă în ochii voștri, depinde de anumite circumstanțe, de durata cunoașterii, de informația despre persoana primită de la alți angajați. Există acte comportamentale verbale și non-verbale, care permit realizarea unui portret psihologic al interlocutorului:

• modul de vorbire (conținut, consistență, durată, expresivitate și particularități ale vorbirii);
• gesturi și expresii faciale;
• acțiuni specifice (mișcări și posturi ale unei persoane, distanța dintre interlocutori, atingeri);
• mișcări corporale (atingere, bătăi, mișcare).

O funcție importantă în crearea unui portret psihologic efectuează studiul aspectului interlocutorului. Acestea sunt preferințele în îmbrăcăminte, curățenia, curățenia și impecabilitatea aspectului, aderarea la tendințele modei sau ignorarea acestora, copierea hainelor pe care le poartă alte persoane.

Definind portretul psihologic al angajatului, este necesar să ne concentrăm asupra personalității sale:

• natura (interese, principii, planuri, preferințe);
• comportament (competență, abilități de viață, experiență profesională);
• partea spirituală a personalității (caracteristici unice ale proceselor și proprietăților sferelor intelectuale, cognitive și emoționale);
• aspecte sociale și psihologice (statutul, rolul social, stilul de viață și specificul muncii);
• proprietățile biopicice (temperamentul, sexul și vârsta interlocutorului, starea de sănătate);
• formarea contactului.

Pentru a stabili o comunicare de afaceri, este necesar să creați o atmosferă care să conducă la o conversație serioasă, implicând demonstrarea bunăvoinței și a interesului unui partener. Acest lucru va contribui la un zâmbet moale, un salut politicos și o pauză, oferind celeilalte persoane posibilitatea de a se alătura conversației și de a lua parte direct la ea.

O conversație standard începe cu implementarea următoarelor acțiuni: dezvăluirea obiectivelor, performanța partenerilor dintr-o parte și cealaltă, vocea subiectului, prezentarea persoanei care conduce conversația, anunțarea ordinii de cercetare a problemei.

Această etapă este necesară pentru a determina un plan adecvat de negociere și pentru a crește interesul pentru interacțiunea partenerului. Această procedură poate ajuta la o glumă, care ar fi potrivită pentru locul și timpul.

Ar trebui, de asemenea, să determine rolurile pe care părțile le vor îndeplini în cadrul comunicării de afaceri. Procesul este accelerat prin imitarea unui partener, o imagine în oglindă a poziției sale, plastic, ton de voce, gesturi. După o perioadă de timp (5-10 minute), este posibilă trecerea la anunțarea condițiilor. Sunt necesare poziții egale. Puteți trece la o altă poziție, care se manifestă prin comunicarea non-verbală.

În această fază, accentul trebuie pus pe similitudini, nu pe diferențe. Datorită acestor negocieri vă va ajuta să obțineți rezultatul dorit. În cazul unor diferențe dificile, se recomandă trecerea la o poziție neutră care să nu implice propria evaluare.

Amintiți-vă că sunt necesare motive imperioase. În acest caz, trebuie să urmați anumite reguli:

• Prezentarea gândurilor ar trebui să se facă folosind expresii simple, ușor de înțeles, exacte și convingătoare.
• Ar fi oportună adaptarea argumentației la identitatea partenerului.
• Este recomandabil să prezentați în mod clar și clar dovezile.
• Vorbind despre această problemă, trebuie să fii ferm: nu poți renunța dacă ești încrezător în opinia ta.
• În rezerve ar trebui să existe întotdeauna o dovadă greu de confirmat (în cazul în care interlocutorul începe să se îndoiască de decizie).
• Se recomandă să se aplice fapte fiabile care ar ajuta interlocutorul să ia o decizie fără întârziere.
• Nu renunțați până când un partener nu își confirmă în cele din urmă refuzul.
• Ar trebui să utilizați argumentele cele mai convingătoare în favoarea poziției dvs., încercând să exprimați gândurile astfel încât să fie pe deplin interesate de interlocutor.

Când interacționezi, este întotdeauna dificil să eviți diverse discuții. Principala sarcină care trebuie abordată într-o astfel de situație este să dovedească corectitudinea partenerului dvs. (prin eliminarea îndoielilor, determinarea motivelor de rezistență, a reacției defensive, a gândirii la tactici). În același timp, trebuie să fie evitate judecățile categorice, altfel totul se va dovedi a fi efectul opus.

Dacă ajungeți la o înțelegere, o altă interacțiune nu va provoca dificultăți serioase. După aceasta, va trebui să găsiți un beneficiu comun. Partenerii ar trebui să aibă posibilitatea de a lua inițiativa.

Participarea sa la atingerea scopului dorit trebuie monitorizată. Dacă decizia dvs. este mult mai puternică decât cea a interlocutorului, atunci ar trebui să analizați cu atenție propunerea sa și să explicați de ce ideea ar trebui rafinată, pe ce bază este mai profitabilă adoptarea unei poziții diferite.

Criteriile formulate ar trebui traduse în versiunea finală. După aceasta, trebuie să procedați la un acord. Se recomandă descrierea mai detaliată a obligațiilor asumate de fiecare dintre părți. De îndată ce se ia decizia, mulțumirile exprimate de interlocutor vor fi corespunzătoare.

Etapa finală a comunicării de afaceri joacă un rol foarte important, așa că ar trebui să i se acorde aceeași atenție ca toate cele anterioare. Avizul final are un impact asupra imaginii interlocutorului în ansamblu și asupra parteneriatelor care sunt în prezent sprijinite și planificate în viitor. Ar trebui să continue să arate bunăvoința, respectul și tactul.

Comunicarea de afaceri va beneficia și va garanta rezultate bune atunci când este utilizată după reguli și recomandări:

• Băuturile (ceai, cafea) sunt oferite la discreția proprietarului sau în timpul negocierilor prelungite.
• Nu puteți efectua apeluri telefonice în timpul negocierilor de afaceri. Este mai bine să opriți telefonul în acest moment. Este necesar să se arate respectul pentru partener și procedura generală de interacțiune a afacerilor.
• Lăsați o cameră atunci când negocierea este interzisă. Un caz excepțional este necesitatea unei îngrijiri medicale.
• Menținerea notelor de lucru este binevenită, deoarece acest lucru accentuează interesul și atenția acordată partenerului.
• Un semn de bun gust - nu puneți întrebări legate de secretul comercial al partenerului. Acest lucru vă ajută să evitați jena și poziția incomodă.

Totul despre abilitățile importante de comunicare în afaceri, vedeți următorul videoclip.