Psihologia comunicării de afaceri

Astăzi, oamenii de afaceri au multe modalități de a comunica cu clienții, colegii și alte părți interesate. Înțelegerea naturii comunicării de afaceri poate ajuta la atingerea obiectivelor companiei și la gestionarea zilnică a acesteia.

În psihologie, termenul "comunicare" înseamnă schimbul de informații între oameni printr-un sistem comun de simboluri. Această definiție a comunicării include două aspecte:

• În primul rând, există ceva care este transmis, de exemplu, fapte, sentimente, idei și așa mai departe. Aceasta înseamnă că, în procesul de comunicare, cineva trebuie să primească informațiile transmise.
• În al doilea rând, definiția de mai sus accentuează elementul de înțelegere în procesul de comunicare. Înțelegerea va fi realizată numai atunci când destinatarul mesajului o înțelege în același sens ca și expeditorul. Astfel, interpretarea corectă a mesajului este de mare importanță.

Comunicarea de afaceri este schimbul de informații, fapte și idei legate de afacere. În această epocă a globalizării, fiecare întreprindere, mare sau mică, necesită o comunicare de afaceri adecvată, atât în ​​mediul intern cât și în cel extern.

Principalele caracteristici ale comunicării de afaceri includ următoarele componente:

• Segmentarea. Chiar și în organizațiile mici, ar fi o greșeală să presupunem că toți angajații au aceleași nevoi, interese și dorințe atunci când vine vorba de comunicarea de afaceri. Comunicarea eficientă în afaceri este segmentată pentru a satisface nevoile anumitor segmente de public. De exemplu, angajații care lucrează într-un mediu administrativ vor avea nevoi diferite și acces diferit la informații decât angajații care lucrează într-un mediu de producție.
• specificitate. Comunicarea eficientă de afaceri ar trebui să fie specifică și cu cât este mai specifică, cu atât mai mult se întâlnește cu ea.
• Precizie. Când informațiile sunt inexacte, credibilitatea lor este pierdută. Expeditorul acestor informații pierde, de asemenea, încredere. Comunicarea eficientă în afaceri ar trebui să fie corectă atât în ​​ceea ce privește conținutul transmis, cât și în ceea ce privește lucrurile simple care includ gramatica, ortografia și punctuația.
• Promptitudinea. Angajații ar trebui să fie conștienți de ceea ce se întâmplă în organizațiile lor și în mediul extern, deoarece acestea le afectează. Comunicarea în timp util cu angajații este mai dificilă decât oricând înainte, dar este importantă pentru o comunicare eficientă în afaceri.

• frecvență. Dacă un mesaj este trimis o singură dată, nu puteți fi siguri că a ajuns la destinatar. Comunicarea eficientă în afaceri necesită o comunicare frecventă pentru a se asigura că toți angajații au informațiile necesare. În plus, angajații se schimbă, unii pleacă, alții se alătură companiei și toate acestea necesită actualizarea informațiilor.
• Multicanal. Afacerea are multe canale de comunicare - de la cele tradiționale (printuri, buletine, întâlniri) la altele noi (e-mail, bloguri, site-uri de socializare). Toate aceste canale trebuie utilizate pentru a se asigura că angajații primesc informații în condiții diferite.
• Nemijlocirea. Potrivit experților, comunicarea directă este încă cea mai eficientă și ar trebui utilizată ori de câte ori este posibil. Desigur, în organizațiile foarte mari aceasta poate fi dificilă, dar chiar și atunci, alternative pot include videoconferințe sau utilizarea seminariilor web.
• Disponibilitatea feedback-ului. Angajații ar trebui să aibă posibilitatea de a-și împărtăși feedback-ul, opiniile și gândurile cu managerii și angajatorii. Comunicarea bilaterală este eficientă atât pentru angajați, cât și pentru angajatori.

Uneori trebuie să lucrezi cu cineva care nu-ți place sau cu cine nu poți să stai. Dar, de dragul muncii dvs., este important să mențineți relații de afaceri bune cu ei. În acest caz, încercați să cunoașteți persoana. Probabil știe foarte bine că nu-i place, deci faceți primul pas: începeți o conversație confidențială sau invitați-l să ia cina împreună. În timpul conversației, concentrați-vă pe găsirea de lucruri pe care le puteți avea în comun: întrebați despre familie, interese, succese din trecut.

Cultura corporatistă este importantă pentru comunicarea de afaceri de succes. Contribuie la menținerea etichetei de afaceri la locul de muncă, în plus, cercetarea în acest domeniu arată o relație directă între cultura corporativă și cifra de afaceri a firmelor.

Experții numesc șase principii psihologice de bază ale comunicării de afaceri:

• reciprocitate. Reciprocitatea în afaceri înseamnă așteptări reciproce în schimbul de valori. Dacă o persoană dă ceva, se așteaptă ca destinatarul să dea și ceva în schimb. Reciprocitatea creează încredere între parteneri, iar relația lor se dezvoltă spre bine.
• Persuasiunea. Cunoașterea produsului, tendințele, rezultatele cercetării în domeniul negocierilor vă vor face mult mai convingătoare. Este important să vă manifestați gradul de conștientizare pentru a câștiga încrederea partenerului dvs.
• obligație. Întotdeauna îndepliniți obligațiile, nu numai în scris, ci și verbale. Amintiți-vă că chiar și o strângere de mână este un simbol al consimțământului. Dacă vă este greu să vă amintiți ce ați spus la un moment dat sau altul, scrieți-l jos. Faceți impresia unei persoane obligatorii.
• Secvență. Fiți întotdeauna consecvenți în acțiunile și faptele voastre și nu schimbați niciodată principiile de afaceri.
• Căutarea unui consens. Consensul presupune că toată lumea acceptă și sprijină decizia și înțelege motivele adoptării sale. Există un consens între parteneri dacă au valori și obiective comune și există un acord între aceștia cu privire la aspecte specifice și o direcție comună.
• Simpatia personală. Suntem mai înclinați să interacționăm cu oameni care arată clar că ne plac și în prezența cărora ne simțim semnificativi. Atractivitatea fizică joacă un rol important în acest sens, însă similitudinea este, de asemenea, foarte eficientă. Apelăm la acei oameni care sunt asemănători cu noi în rochie, vârstă, statut socio-economic.

Comunicarea este etică atunci când este directă, cinstită și reciprocă. Dacă comunicarea vizează ascunderea adevărului sau rănirea unei alte persoane, ea nu poate fi etică.

Deși etica nu este aceeași cu cea a moralității, există o relație puternică între aceste concepte: moralitatea este ideea despre ceea ce este bine și ceea ce este greșit și etica sunt principii comportamentale care sunt influențate de credințele morale. Prin urmare, etica comunicării depinde în mare măsură de principiile morale:

• onestitate. În general, comunicarea etică este o comunicare onestă. Deși există momente în care ar fi mai etic să minți, de exemplu, presupusului ucigaș despre locul unde se află victima potențială, aceste cazuri sunt mai degrabă o excepție decât o regulă. În plus, onestitatea este mai mult decât adevărul; înseamnă să fii deschis, să oferiți voluntar toate informațiile pe care le aveți, chiar dacă acestea vă amenință interesele pe termen scurt. Încrederea în oameni este strâns legată de onestitate. Crearea unui mediu de încredere este calea către comunicarea etică într-un mediu de afaceri.
• sinceritate. Deschiderea este unul dintre punctele-cheie ale comunicării etice. În comunicare, aceasta înseamnă a fi deschisă la diferite idei și opinii, precum și să fiți gata să vă exprimați opiniile, chiar dacă nu vă așteptați ca acestea să fie acceptate.

• loialitate. În contextul comunicărilor de afaceri, loialitatea înseamnă alocarea timpului și a resurselor necesare pentru a discuta pe larg problemele. Doar atunci toți vor avea șansa de a fi auziți.
• Crearea consensului. Comunicarea etică se axează mai degrabă pe scopuri decât pe statut. Stilul de comunicare, în care diferite grupuri se unesc în tabere opuse și se concentrează în primul rând pe propriile interese, nu dă nimic organizației în ansamblu. Etică pentru o organizație este un stil de comunicare în care oamenii caută consens, nu opoziție și se concentrează pe a face ceea ce pot pentru companie. Astfel, deoarece asistența organizației este un imperativ moral, ajungerea la un consens este un stil etic de comunicare.

Se crede că există șase tipuri principale de interlocutori. Pentru a vă pregăti mai bine pentru conversații importante, este important să știți ce tip sunteți:

• reflexiv. Sunteți un interlocutor reflectorizant, dacă în procesul de comunicare simțiți starea de spirit a partenerului dumneavoastră. Discursul tău este moale, calm, sensibil, înțelegi interlocutorul și îți place să construiești relații cu alți oameni.
• Judecătorul. Sunteți interlocutorul de tipul "judecător" dacă analizați subiecte și probleme, aflați principalele puncte și apoi le explicați în mod eficient celorlalți. Conduceți conversația și conduceți-o direct și convingător.
• nobil. Sunteți un tip de interlocutor "nobil", dacă vă place comunicarea deschisă și este ușor pentru alte persoane să comunice cu dvs. Sunteți, de asemenea, concentrat, și întotdeauna du-te direct la obiectiv.
• adjunct. Interlocutorul tipului "deputat" este diplomatic și folosește comunicarea pentru a pune capăt conflictelor. De asemenea, el vorbește încet, este fermecător și îi face pe oameni să se simtă confortabil.
• Socrate. Interlocutorul tipului Socrates este bine pregătit în rezolvarea problemelor și îi convingă pe alții, îi plac dezbaterile lungi. El este detaliat și bine informat, iar opiniile sale sunt apreciate de alții.
• oficial. Interlocutorul de acest tip folosește comunicarea pentru a-și realiza visele și a avea succes la locul de muncă și acasă. Acesta este un tip inteligent și strategic.

Experții spun că există patru stiluri de comunicare de bază: analitice, intuitive, funcționale și personale. Niciun stil de comunicare nu este în mod inerent mai bun decât altul. Alegerea stilului de comunicare greșit pentru o anumită audiență poate cauza probleme:

• Stilul analitic. Comunicarea într-un stil analitic implică operarea cu date grele și numere reale. Persoanele care comunică în acest stil evită să exprime sentimente și emoții în timpul unei conversații. Marele plus al unui stil de comunicare analitică este că puteți analiza problemele logic și imparțial. Aceasta înseamnă că oamenii văd că sunteți bine informați și că aveți o experiență analitică foarte mare. Dezavantajul potențial al unui stil de comunicare analitică este că îl puteți găsi rece sau insensibil.
• Stil intuitiv. Comunicând într-un stil intuitiv, preferați să acoperiți întreaga imagine în întregime și să evitați detaliile, de teamă de a fi împotmolit în ele. Acest lucru vă permite să mergeți direct la inima problemei, mai degrabă decât să o luați în considerare în etape. Avantajul acestui stil este acela de a comunica rapid și precis, cu ușurință în probleme mari și complexe.Cu toate acestea, într-o situație care într-adevăr necesită detalii, este posibil să nu aveți suficientă răbdare.

• Stilul funcțional. Acest stil presupune metodicitatea, disponibilitatea planurilor detaliate, datele exacte. Oamenii care comunică în acest stil sunt oameni buni care nu pierd nimic. Un dezavantaj potențial al stilului de comunicare funcțional este că puteți pierde atenția publicului, mai ales atunci când vorbiți cu conversații intuitivi.
• Stil personal. Comunicând în stil personal, simțiți o legătură emoțională cu un partener și acest lucru vă permite să aflați ce crede cu adevărat. Sunteți un bun ascultător și un bun diplomat, știți cum să eliminați conflictele, să mențineți relații bune cu mulți oameni. Acest stil vă permite să construiți relații personale profunde. Oamenii se îndreaptă adesea spre dvs. pentru că puteți conecta diferite grupuri. Dezavantajul acestui stil de comunicare este că uneori vă puteți deranja pe interlocutorii de tip analitic care îi plac numerele grele și discuțiile logice.

Vedeți următorul videoclip pentru cele mai importante abilități de comunicare în afaceri.