Eticheta de afaceri

Corespondența în serviciu este un gen foarte special pe care trebuie să-l stăpânești dacă urci scara de carieră. Bune abilități de scriere a afacerilor vă vor servi cu credincioșie: vă vor ajuta în comunicarea cu subordonații, superiorii și partenerii dvs., vor pune accentul pe educația și perspectivele dvs. Stilul de comunicare trebuie să fie restrâns, concentrat, fără abatere de la tema dată.

Orice comunicare: atât personală cât și scrisă, este interacțiunea cu oamenii pentru a face schimb de informații, a face impresie, a ajunge la un acord. Nimic uman nu ne este străin, uneori ne dăruim frâu liber emotiilor, dar în sfera afacerilor nu ar trebui să existe loc pentru manifestarea rapidă a sentimentelor noastre, a trăsăturilor caracterului și a temperamentului.

O caracteristică importantă a comunicării de afaceri este că nu poate fi întreruptă în mijlocul propoziției. Pentru fiecare scrisoare primită trebuie să scrieți un răspuns, chiar dacă nu doriți. Dacă ați primit un apel și nu ați avut timp să ridicați telefonul, trebuie să apelați înapoi. Desigur, comunicarea cu unii oameni este neplăcută. De aceea, lista calităților obligatorii ale unui manager înseamnă toleranță la stres.

O întâlnire de afaceri, vorbind telefonic sau prin corespondență de afaceri prin e-mail, va avea cu siguranță un anumit scop. Ca rezultat, părțile trebuie să ajungă la concluzii, să discute proiectul, să convină asupra unui parteneriat strategic și așa mai departe.

În scris, există mai multe restricții și convenții decât cele orale. Comunicarea cu interlocutorul direct, personal, putem concentra intonația asupra unui anumit fapt, clarificăm ceva, dacă interlocutorul nu ne-a înțeles. Dacă se face o eroare de vorbire, o putem rezolva imediat. Dar în scrisoarea oficială trebuie să fim foarte clari și exacți, astfel încât cuvintele să nu implice o interpretare dublă.

Ei obișnuiau să spună: "Hârtia poate suporta totul", ceea ce înseamnă că puteți scrie chiar fapte nesigure. Suntem de părere că Trebuie să efectuați corespondența de afaceri cât mai sincer posibil. Apropo, acum scrisorile de hârtie merg tot mai puțin. Practic, sunt expediate contracte și alte documente. În acest caz, antetul este folosit ca dovadă a statutului ridicat al organizației.

În zilele noastre, în majoritatea cazurilor, corespondența de afaceri are loc în spațiul virtual și are propriile particularități. Atunci când începe un dialog, este obișnuit să scriem un salut pe etichetă, de exemplu: "Bună ziua, draga Oleg Sergheievici! “. Iar la adresa ulterioară în timpul zilei de lucru, salutul poate fi redus.

Comunicarea scrisă, inclusiv e-mail, necesită respectarea standardelor lingvistice și a alfabetizării impecabile. La urma urmei, corespondența se va deschide în fața interlocutorului educat a spațiilor. Prin urmare, vă sfătuim să verificați în scris, cu ajutorul unor servicii speciale, dacă nu sunteți sigur de cunoștințele dvs.

Prezentăm regulile generale care sunt impuse de etica comunicării electronice. Ele sunt destul de simple, dar multe, din păcate, le neglijează:

• începutul fiecărei fraze este scris cu majuscule;
• la sfârșitul frazei se pune un punct astfel încât sensul citirii să fie clar;
• este util să utilizați o listă marcată sau numerotată pentru a rezolva problema și a sugera soluții;
• pentru claritate, este bine să folosiți tabele, grafice, diagrame;
• Nu încercați să apară interlocutor educat special, inteligent, nu complicați gândurile simple cu transformări excesive participative și imparțiale;
• cu cât vă exprimați mai ușor gândurile, cu atât mai bine;
• Deși vorbirea de zi cu zi, cultura necesită evitarea jargonului, într-un mediu de afaceri jargonul profesionist și împrumuturile din limba engleză sunt acum considerate o formă bună (dar nu exagerați!).

Se disting următoarele tipuri de mesaje:

• oferte promoționale;
• vă mulțumesc;
• de sprijin;
• garanție;
• memento-uri;
• prevenirea;
• oferte de cooperare.

În plus față de regulile generale, este important să cunoașteți câteva detalii despre scrierea de afaceri. Prezentăm regulile care vor fi adecvate în majoritatea cazurilor.

Începutul unui e-mail se numește antet. Este logo-ul organizației. Este întotdeauna util să aveți un șablon cu acest logo la îndemână (adică pe desktopul computerului).

Spre deosebire de comunicarea offline, normele moderne nu obligă să primească destinatarul și puteți să-l numiți imediat după nume și patronimic, să precizați esența chestiunii. Cu toate acestea, mulți continuă să scrie la începutul mesajului: "Bună dimineața! "" Bună! - Bună seara! Sau "Salutări". Și nu există nici o abatere de la normă.

Cerințele pentru partea principală a scrisorii sugerează că sensul corespondenței este sensul. Împărțirea textului în paragrafe este considerată o formă bună, un semn de atitudine atentă față de interlocutor. În fiecare paragraf, unul sau alt aspect al subiectului este denumit și dezvăluit. Pe lângă identificarea problemei, este obișnuit să se sugereze modalități de rezolvare a acesteia. Deci, să spun, să dezvălui o idee de afaceri în miniatură.

În partea finală a mesajului, pot fi exprimate atât sentimente formale, cât și cele mai personale. Formularea "Salutări ...", "Cel mai bun ..." ("cele mai bune" în limba engleză) sau o dorință mai emoționantă "Ai o zi frumoasă! “.

Într-o semnătură personală, trebuie să indicați numele și prenumele (și, în anumite cercuri, și numele intermediar). Ar trebui să existe și numere de telefon pe care le puteți ajunge: oraș mobil și birou. Recent, o semnătură electronică cu sigla unei companii a intrat în vogă.

O legătură suplimentară către portalul electronic al organizației servește drept publicitate suplimentară, iar în viitor poate crește traficul acestui site.

Majoritatea personalului de birou are o arhivă foarte vastă de scrisori într-o cutie poștală electronică. Pentru a menține confuzia intervievatorului într-o corespondență lungă, se recomandă să trimiteți o scrisoare sub forma unui răspuns. Când faceți clic pe plăcuța corespunzătoare de la începutul liniei de subiect, apare abrevierea engleză "Re ...". Acest lucru este foarte convenabil, deoarece destinatarul își va aminti imediat cursul corespondenței.

Puteți salva întreaga istorie a comunicării virtuale cu interlocutorul și puteți lăsa doar cele mai recente sau cele mai importante citate. Eticheta de afaceri modernă necesită un răspuns destul de rapid la scrisori. La urma urmei, în spatele calculatorului de lucru, petrecem o mare parte a zilei noastre. În plus, poșta poate fi verificată de pe dispozitivele mobile.

Dacă mesajul are o importanță și o urgență deosebită, este permis să scrieți SMS-uri sau să efectuați un apel telefonic pentru a vă reaminti scrisoarea.

În comunitatea creatoare, utilizarea ștampilelor nu este acceptată și, în plus, este ridiculizată și condamnată. Dar în corespondența de afaceri, ștampilele ajută la reflectarea situațiilor standard.

Este util să vă faceți o bancă virtuală cu expresii și expresii stabile. La urma urmei, comunicarea structurată, munca în birouri și soluționarea problemelor formale sunt construite pe aceste clișeuri. De exemplu, simpatia este exprimată de cifra de afaceri "Din păcate, suntem forțați să vă informăm ...". Sentimentul de apreciere se reflectă în această formulă de taxă: "Vă mulțumim pentru contribuția dvs. neprețuită ...". Și, în cele din urmă, bucurie: "Suntem mândri să vă informăm că ...". Dar fraza finală: "Ne bazăm pe o cooperare fructuoasă continuă" exprimă speranța pentru contacte de afaceri viitoare.

Deci, am spus despre eticheta corespondenței de afaceri. Aceste reguli sunt necesare pentru a face comunicarea cât mai confortabilă și mai fructuoasă. Utilizați-le, și veți vedea că afacerile voastre în serviciu au mers fără probleme!

Pentru mai multe informații despre regulile corespondenței de afaceri, inclusiv e-mail, consultați următorul videoclip.