Conversație de afaceri: reguli, soiuri și etape

Rezultatele relațiilor de afaceri depind adesea de negocierile și dialogurile personale. Contacte de afaceri realizate în scris sau prin telefon sunt dezvoltate în conversații personale. Participanții la interviu folosesc toată varietatea mijloacelor de comunicare: folosesc nu numai vorbirea, ci și gesturile, expresiile faciale și influența personală.

O conversație de afaceri este, de obicei, o conversație a doi interlocutori, motiv pentru care ar trebui să țină seama de specificul personal al adversarului, de motivele lui, de particularitățile discursului și de aplicarea etichetei. Comunicarea interpersonală implică o varietate de metode de influență asupra interlocutorului.

Conversația la nivel de întreprindere, care are un subiect specific și orientată personal, se desfășoară adesea în cadrul aceleiași organizații între angajați. Scopul unei conversații este dorința unui participant de comunicare de a folosi cuvintele pentru a influența altcineva sau pe un întreg grup de angajați, pentru a impulsiona activități, schimbări în mediul de lucru existent sau în relații și pentru a-și îmbunătăți calitatea.

Un alt scop al conversației de afaceri este necesitatea ca conducerea să formeze concluzii și decizii bazate pe opiniile și raționamentul angajaților.

Avantajul conversațiilor de afaceri față de alte tipuri de comunicare vocală este:

• în viteza de răspuns la replicile interlocutorilor, ajutând la obținerea rezultatului dorit;
• să sporească gradul de conștientizare al administratorului prin luarea în considerare, controlul și monitorizarea punctelor de vedere, a judecăților, a gândurilor, a argumentelor și a declarațiilor sceptice audiate în timpul interviului;
• în oportunitatea unei combinații raționale flexibile a metodelor de cercetare a subiectului în discuție, care este o consecință a soluționării problemei și a pretențiilor tuturor părților.

Conversația în afaceri se axează pe implementarea anumitor funcții:

• găsirea de noi direcții;
• lansarea de proiecte promițătoare;
• schimbul de date;
• reglementarea activităților inițiate;
• comunicarea reciprocă a angajaților unei singure întreprinderi;
• promovarea contactelor de afaceri între instituții, firme, industrii.

Rezultatele conversațiilor și întâlnirilor de afaceri nu numai că sunt condiționate de disponibilitatea lor, ci și determinate de construirea conversației. Evitați greșelile indiscutabile permite metodele stabilite de efectuare a interviurilor și respectarea principiilor acestora. Ar trebui să existe întotdeauna o atmosferă de bunăvoință - declarațiile dure sunt inacceptabile.

Principiul raționalității sugerează restrângerea comportamentului, în special în cazul unui partener care prezintă emoționalitatea. Lipsa controlului asupra emoțiilor afectează de obicei în mod negativ decizia. Cea mai bună soluție nu poate fi apelată.

Principiul înțelegerii este necesar pentru ca interlocutorii să poată găsi puncte de contact în dialog și să obțină efectul dorit.

În continuarea conversației, concentrarea atenției conversației fluctuează chiar și în absența factorilor disipativi. Luând în considerare și observând astfel de nuanțe, este necesar în acest moment să atrageți din nou atenția asupra dvs. și să reluați contactul întrerupt.

Principiul fiabilității impune obligația de a menține autenticitatea informării interlocutorului - chiar dacă el oferă informații false. Ea avantajează dialogul și vă permite să vă atingeți obiectivele dorite.

Un principiu psihologic important este distincția dintre subiectul conversației cu interlocutorul. Atitudinea subiectivă față de adversar poate afecta obiectivitatea evaluării indicatorilor. Conversația constructivă se bazează pe delimitarea evenimentelor cu puncte de vedere și opiniile - cu experiențe.

Concretizarea unor astfel de principii generale pentru desfășurarea conversațiilor de afaceri reprezintă normele de punere în aplicare a acestora care contribuie la securitatea și eficacitatea negocierilor.

Regula de interes dublu este că fiecare conversație are un dublu interes: nu numai esența și conținutul subiectului de conversație, ci și cooperarea cu un partener. Menținerea unei relații fructuoase nu este o sarcină mai puțin importantă în conversație decât schimbul de informații.

Experții recomandă direcționarea conversației astfel încât să nu interfereze cu relațiile de personal cu managerii. Pentru aceasta aveți nevoie de:

• să nu se grăbească la concluzii cu privire la motivațiile și intențiile interlocutorilor, pe baza ipotezelor proprii;
• ascultați cu atenție adversarul și arătați că el este înțeles;
• să-și exprime interesul și obiectivele în loc să argumenteze despre trecut și gândurile să fie exprimate în mod clar și clar;
• discutați despre acțiunile promițătoare.

Accentul pe interesul unui partener este, de asemenea, considerat o regulă semnificativă care va facilita în mod serios sarcinile ambilor interlocutori. Expresiile: "de înțeles", "interesant", "plăcut de știut", introduse în mod natural în conversație, vor crea o atmosferă relaxată și vor ajuta la exprimarea acordului și înțelegerii reciproce. Aceeași sarcină poate fi rezolvată dacă vă întoarceți la interlocutorul dvs., numindu-l după nume și patronimic și, de asemenea, nu manifestați anxietate și iritabilitate.

Dorința de a clarifica informațiile suplimentare sau auxiliare va contribui, de asemenea, la menținerea interesului.

Fiecare conversație este o modalitate de a găsi puncte de contact. Pentru ca dialogul să aibă succes, nu este recomandat să îl pornim cu contradicții. De obicei, încep cu astfel de subiecte, opiniile despre care sunt aceleași, de exemplu, despre vreme. Acest lucru se face astfel încât, încă de la început, să nu se audă un răspuns negativ și să nu se depună eforturi pentru a convinge interlocutorul. Experții recomandă întotdeauna să aibă mai multe expresii pre-pregătite, răspunsurile la care sunt doar pozitive.

Pregătirea pentru o conversație de afaceri începe cu o etapă importantă de planificare, care constă în formularea problemelor și sarcinilor întâlnirii, precum și crearea unui plan de negocieri și metode de implementare a acestuia. Profesionistii recomanda:

• să ia în considerare și să cântărească procesul dorit al conversației intenționate, să își elaboreze programul;
• să colecteze toate informațiile necesare despre un posibil interlocutor;
• pentru a testa eficacitatea argumentelor lor, necesare pentru a-și justifica credințele și intențiile;
• verificați consecvența definițiilor și a gândurilor acestora;
• ia în considerare opțiunile pentru reacția interlocutorului sau adversarului la argumentele prezentate.

Numirea timpului și a locului conversației viitoare depinde de poziția și de instalarea participanților. Se poate ține pe teritoriu propriu, străin sau neutru.După instruirea operațională, este necesar să se monitorizeze și să se editeze materialele colectate și pregătite și să se dea planul final de interviu la formularul final.

Construirea unei conversații de afaceri constă din 5 etape:

• începutul conversației;
• furnizarea de informații;
• argumentare;
• răsturnarea argumentelor adversarului;
• aprobarea propunerilor.

Fiecare dintre acești pași se bazează pe cunoștințe profesionale, claritate, consecvență, la care se adaugă calitățile personale ale conversației, care au o importanță deosebită în conversație. Construirea unui plan de conversație ar trebui să se bazeze pe diferite variante posibile ale rezultatului său. Uneori trebuie să re-articulați unele argumente.

În prima etapă - la începutul dialogului - este important să se găsească un contact cu un partener, să se organizeze un mediu atrăgător, să se intereseze interlocutorul și să se profite de inițiativă. Este recomandabil să folosiți tehnici speciale care să inițieze dialogul. Acestea includ:

• metoda de ameliorare a tensiunii, care ajută la stabilirea de contacte strânse cu un adversar;
• o modalitate de a cârlig interlocutorul, permițându-vă să intrați rapid în cursul problemei;
• metoda de stimulare a fanteziei, implicând apariția unui număr mare de întrebări;
• metode de acces direct la problemă.

Începerea corectă a conversației este considerată o cunoaștere, formularea exactă a scopurilor și obiectivelor acesteia, numirea subiectului, comunicarea regulilor de examinare a problemelor.

În etapa de furnizare a informațiilor, este necesar să se identifice solicitările și opiniile partenerului, motivațiile, argumentele și dorințele acestuia, să se comunice informațiile planificate, să se analizeze poziția interlocutorului.

În faza de respingere a hotărârilor adversarului, observațiile sale ar trebui neutralizate. Pentru aceasta este necesar să vă exprimați argumentele în mod convingător, fără îndoială, permițând posibilitatea unei respingeri a opiniei voastre. Logica negării constă în analizarea informațiilor dubioase, găsirea cauzei adevărate, selectarea unui concept și metodologie. Acest lucru se aplică o varietate de tehnici și trucuri.

La etapa de luare a deciziilor, rezultatele argumentului că interlocutorul este acceptat și aprobat sunt sintetizate, se elimină nuanțele și concluziile negative, rezultatul obținut este fixat și confirmat, subiectele de cooperare ulterioară sunt sugerate. În acest stadiu, nu poate exista nici o incertitudine, astfel încât și partenerul să nu înceapă să se îndoiască de decizie.

Tipurile de conversații de afaceri independente sunt caracterizate de următoarea clasificare:

• atunci când candidează la un loc de muncă;
• la concediere;
• despre problema;
• disciplinare.

Primul tip are tipul de constatare a informațiilor, a cărui sarcină principală este de a stabili și de a evalua calitățile de afaceri ale solicitantului pentru această poziție. Managerul este obligat să solicite solicitantului doar câteva întrebări de bază care conțin informații despre persoana respectivă: nivelul de educație, experiența de lucru, competențele și abilitățile disponibile, motivele pentru găsirea unui loc de muncă, nivelul cererilor de plată. Uneori trebuie să clarificați și calitățile personale.

Un interviu privind plecarea unui angajat poate fi de două tipuri: decontare voluntară sau forțată. În primul caz, administratorul ar trebui să afle motivele demiterii - acest lucru se datorează atenției acordate îmbunătățirii managementului organizației. De obicei, în astfel de cazuri, este posibil să se învețe informații utile care să permită rezolvarea unor probleme.

Al treilea tip este o conversație cu un angajat care este obligat să plece. De regulă, este foarte dificil pentru cap. În procesul unei astfel de conversații, delicatețea ar trebui să fie respectată, dar în același timp ar trebui să fie adevărat și corect să se afirme pretențiile față de ea. Există reguli și sfaturi speciale pentru a organiza o astfel de conversație.

Construcția argumentației poate fi bazată pe metode retorice și speculative. La retorică se numără:

• fundamentală, constând într-un apel direct către un partener;
• contradicție bazată pe găsirea dezacordurilor în argumente;
• metodologia de izolare a concluziilor, care conduce la rezultatele dorite prin concluzii intermediare;
• comparativă;
• metoda de dezmembrare, bazată pe alocarea părților individuale;
• metoda bumerang;

• boicoturi;
• schimbarea accentului și evidențierea intereselor acestora;
• metoda deducerii bazată pe o modificare treptată a naturii problemei;
• metoda chestionarului anexată la întrebările preliminare;
• metodă de asistență explicită.

Sunt posibile metode speculative:

• tehnica de exagerare;
• anecdotice;
• tehnologie de utilizare a autorității;
• tehnica de îndoială în personalitatea interlocutorului;
• metoda de izolare, care constă în prezentarea expresiilor individuale într-o formă modificată;
• o conversie de direcție bazată pe o tranziție către o altă problemă care nu este legată de litigiu;
• represiune, care constă în exagerarea problemelor minore;
• tehnica de iluzie, în care sunt raportate informații confuze;
• Întârziere - întârzierea conversației;
• apel bazat pe apel la simpatie;
• tehnica de denaturare;
• întrebări-capcană.

Experții recomandă desfășurarea de conversații în următoarele moduri: să facă propuneri sau să evalueze ceva într-un formular de întrebare-răspuns, care să permită menținerea unei poziții de inițiativă, să nu permită un ton categoric, să încurajeze interlocutorul să fie activ și în același timp să primească informațiile necesare. De exemplu, este adecvat și rațional să folosiți fraze:

• "Ce părere ai despre asta? „;
• "Ce crezi?";
• "Am înțeles corect punctul dvs. de vedere? „;
• - Nu ar trebui să verificăm altă opțiune cu tine? „;
• "Credeți că situația nu este în favoarea judecății dvs. acum? “.

O conversație de afaceri contribuie la realizarea dorinței oamenilor de a schimba situația sau de a stabili noi relații calitative între participanții la dialog. Astfel de conversații reprezintă o parte importantă a relației în afaceri și politică, reprezentând stabilirea relațiilor dintre partenerii autorizați de organizațiile lor pentru rezolvarea problemelor. Trebuie să vorbești pe scurt.

Pentru mai multe informații despre regulile de afaceri, consultați următorul videoclip.