Tipuri de comunicare de afaceri

Comunicarea de afaceri contribuie la construirea relațiilor cu colegii, subordonații, partenerii și clienții. În procesul de comunicare, nu numai informația este schimbată, ci și experiența și cunoștințele dintr-o anumită zonă. Eticheta de afaceri pătrunde în mod absolut toate sferele vieții, există diferite tipuri de comunicare de afaceri.

Comunicarea în afaceri este o componentă importantă a vieții umane. Eticheta în mediul de afaceri servește drept un fel de sprijin. În afaceri, există mai multe forme de comunicare. Alegeți opțiunile corespunzătoare ar trebui să se acorde caracteristicile personale și psihologice ale participanților la discuție. Se pot distinge următoarele forme de comunicare:

• interviu - contactul verbal între interlocutori, reducerea la o discuție a problemelor și sarcinilor importante, clarificarea unor nuanțe legate de muncă. Participanții la conversație în acest caz ar trebui să aibă dreptul de a se ocupa de diverse sarcini și de a lua decizii. Statutul interlocutorilor trebuie să fie egal.
• negocieri au o structură mai rigidă. De regulă, participă la acestea reprezentanți ai diferitelor companii sau diviziuni. Negocierile sunt folosite pentru a uni eforturile cu partenerii interesați în rezolvarea unei sarcini specifice.
• În întâlnire Un grup sau un cerc mare de persoane interesate și implicate participă. Reuniunea implică colectarea, analiza informațiilor, schimbul de date, precum și luarea deciziilor în puncte controversate.
• vorbire - În acest caz, o persoană sau un grup mic împărtășește informațiile necesare publicului. În acest caz, mesajul nu se limitează la discutarea subiectului, ci este prezentat ca informație. Această formă de comunicare necesită abilitățile de conducere ale vorbitorilor, capacitatea de a rămâne în societate, precum și abilitățile de vorbire publică.
• corespondență - o metodă indirectă de comunicare, joacă un rol special în comunicarea corespondenței. Acest tip de comunicare include comenzi, protocoale, ordine, cereri, rapoarte, scrisori oficiale, instrucțiuni și așa mai departe. Corespondența este utilizată pentru a comunica între departamente sau organizații. Trebuie să respectați reguli specifice în desfășurarea corespondenței.

Comunicarea de afaceri trebuie să învețe. În același timp, calitățile personale și demonstrația "Eu" merg în fundal. Principalul lucru este abilitatea de a ține cont de interesele și dorințele adversarului și de a le combina cu cerințele lor, astfel încât ambele părți să obțină rezultatul dorit.

Comunicarea de afaceri constă în mai multe etape:

• Formarea motivului. Fără aceasta, nu va fi posibil să se realizeze o interacțiune eficientă.
• Pregătirea pentru comunicare - Acesta este un plan pentru conversație, pregătire de argumente și informații. De asemenea, este necesar să se pregătească o listă de sarcini care trebuie abordate în timpul discuției.
• Începutul conversației. Este necesar să se stabilească un contact, după care este necesar să se creeze un "climat de relații" favorabil conversației.
• Declarație de problemă - evidențierea gamei de probleme, prezentarea poziției sale și viziunea acestei sarcini. Cu toate acestea, vă rugăm să rețineți că trebuie să pregătiți în avans rezumate pe tema conversației și să fiți pregătit să răspundeți la întrebările adresate.
• Schimbul de informații - aflarea poziției interlocutorului. Este important să păstrați legătura și să răspundeți la întrebări într-o limbă oficială accesibilă, pierzând terminologia profesională, dacă este necesar.

• Persuasiune și argumentare - sunt necesare în caz de dezacorduri și urmează etapei anterioare de comunicare.Ar trebui să menționăm aspectele pozitive ale viziunii dvs. asupra situației și rezolvării problemei controversate.
• Găsirea unei soluții la o problemă sau o problemă - Sfârșitul discuției, rezultatele acesteia ar trebui să se potrivească tuturor participanților.
• Proiectarea contractului - aceasta înseamnă că, la sfârșitul întâlnirii, participanții la discuție au ajuns la un numitor comun sau au sprijinit partenerii în rezolvarea diferitelor sarcini. Rezultatul pozitiv al discuției se încheie cu o confirmare scrisă.
• Analiza rezultatelor - Demonstrează dacă deciziile luate au fost corecte.
• Luarea deciziilor - își asumă acordul tuturor părților după analiză. În acest caz, participanții la discuții decid asupra cooperării ulterioare sau încheierii contactelor.

În societatea modernă, oamenii respectă conștient regulile comunicării de afaceri pentru a atinge obiectivele specifice într-un mediu corporativ. În afaceri nu este suficient să ocupi o anumită poziție, este de asemenea necesar să întăriți relațiile cu diferiți oameni. O mare importanță este următoarea:

• Abilitatea de a avea oameni în sine și de a se menține în societate sunt aspecte importante ale dialogului corporativ. Pentru a face acest lucru, trebuie să fiți capabil să vă clarificați și să vă articulați gândurile, în mod corect argumentați punctul dumneavoastră de vedere.
• Datele analitice și capacitatea de a lua decizii rapide sunt întotdeauna de partea dvs. Atunci când comunicați cu partenerii, amintiți-vă că toate părțile sunt interesate de rezolvarea rapidă a problemelor controversate.
• Este important să se ia în considerare caracteristicile culturale și tradițiile naționale ale interlocutorului: fără îndoială, anumite obiceiuri și norme adoptate într-o altă țară pot părea inacceptabile sau ofensatoare.

Conceptele și normele de bază ale eticii de afaceri ar trebui să fie cunoscute fiecărei persoane care se respectă. Este necesar să se înțeleagă că în mediul de afaceri comunicarea între oameni nu se bazează pe simțurile reciproce ale dispozițiilor partenerilor, ci pe anumite standarde. Există următoarele tipuri de comunicare de afaceri (scop funcțional):

• Verbal și non-verbal - constă în necesitatea de a urmări discursul, expresiile faciale, gesturile și pozițiile. Prin comunicarea non-verbală, poziția brațelor, picioarelor, privirilor, înclinării capului și mișcărilor involuntare poate spune sentimentele și starea de spirit a unei persoane mult mai mult decât vorbirea orală. Merită să învățați cum să controlați expresiile și gesturile faciale.
• Scris și oral. Pentru fiecare formă de comunicare există concepte și norme separate. Forma scrisă de comunicare este orice document certificat prin semnături și sigilii. La reuniunile de planificare orală, reuniunile, negocierile, rapoartele și alte forme de comunicare de afaceri.

• Monologic și dialogic - au diferențe semnificative de limbă. Dialogul este comunicarea interpersonală. Un monolog reflectă un singur punct de vedere; Acest tip de comunicare include prezentarea sau un discurs solemn, precum și un raport sau un cuvânt introductiv.

• Distant și personal. Pentru comunicații de la distanță includeți convorbiri telefonice, corespondență prin poștă. O atenție deosebită este acordată modelului de intonare a vorbirii, corespondenței mesajului. Este imposibil să folosiți gesturi.

Fiecare stil are propriile caracteristici. Trebuie să le poți înțelege.

Clasificarea stilului:

• autoritar. Se bazează pe autoritatea incontestabilă a subordonării principale și absolute a angajaților. Orice decizie este luată individual și nu este discutată cu persoane interesate sau implicate.
• democratic - principala caracteristică este discutarea în comun a problemelor și dorința de înțelegere reciprocă.Atunci când comunică cu interlocutorul, se utilizează solicitarea, recomandările și motivația.
• Convingătoare sau formale - determinată de participarea minimă a conducătorului la conducerea, negocierea și luarea deciziilor. Deciziile dificile și cele riscante sunt transferate altora. Eficacitatea unui astfel de management nu depinde de lider, ci de nivelul de dezvoltare al grupului.
• liberal - o cruce între stilurile autoritare și democratice. Discutarea diferitelor probleme cu partenerii sau colegii este redusă la minimum, dar este folosită în cazuri rare și numai în scopul transferării responsabilității către adversar.
• Activitate oficială - presupune respectarea strictă a normelor comunicative, a cliselor de vorbire și a regulamentelor de comunicare în afaceri, în care nu există loc de manifestare a individualității.
• științific - discurs strict, concis și susținut, relevant doar în domeniile științei și educației. Se utilizează în activități de cercetare sau de predare.

Comunicarea de afaceri se referă la toate aspectele externe ale comportamentului și este împărțită în mai multe domenii:

• participanții la conversație au scopuri și motive comune;
• conversația are loc în același interval-spațiu;
• există o ierarhie clară de comunicare între toți participanții la discuție, statutele sociale sunt distribuite;
• participanții la comunicare respectă regulile și reglementările general acceptate atunci când comunică.

Comunicarea de afaceri contribuie la stabilirea rapidă a contactelor necesare, pentru a atrage sprijinul unor patroni de încredere. Aceasta ajută la înțelegerea reciprocă.

Există 4 funcții de comunicare de afaceri, care sunt cele principale:

• Comunicarea informațională - implică colectarea și furnizarea de informații specifice, precum și schimbul de cunoștințe și de experiență.
• interactiv - datorită procesului de interacțiune între oameni. Este folosit în procesul de interacțiune (comportament, activități și decizii ale partenerilor).
• perceptive - este de a înțelege cealaltă persoană. Stabilirea sau slăbirea contactului are loc pe baza înțelegerii reciproce.
• Comunicativ de reglementare - vă permite să ajustați comportamentul participanților în discuție. Pentru a face acest lucru, este necesar să se stăpânească perfect tehnici speciale: să fie capabil să convingă, să găsească compromisuri și să facă concesii.

În plus, trebuie să țineți cont de regulile speciale atunci când aveți de-a face cu oameni de afaceri. Orice mesaje, mesaje și informații trebuie să respecte trei principii de bază:

• prin orientarea conținutului - mesajele și informațiile trebuie să fie clare și concise;
• expresivă - se referă la componenta emoțională;
• Motivul vizează gândurile și sentimentele interlocutorului.

Atunci când comunică, o persoană acordă atenție discursului și vocii interlocutorului. Se evaluează pe anumiți indicatori:

• vocabular - absența cuvintelor - paraziți și discursul competent, expresiv, fac posibilă declararea cu încredere că o persoană este educată și culturală.
• Discurs inteligibil iar pronunțarea corectă a cuvintelor este cheia succesului oricărei persoane.
• intonație - vă permite să plasați accentele necesare.
• Rata de vorbire - vorbirea lentă va provoca melancolie și rapid nu va permite să se concentreze pe informațiile furnizate.
• Discutarea calităților pozitive și negative ale concurenților. Încercați să abordați astfel de subiecte extrem de tact și atent. Acesta este un fel de manipulare inofensivă, care va ajuta la îndemâna interlocutorului.
• Combinația de fraze lungi și scurte. Această tehnică va ține atenția interlocutorului.

Pentru a obține respect între colegi și parteneri, trebuie să luați în considerare câteva din nuanțele:

• Discutarea calităților pozitive și negative ale concurenților. Încercați să abordați astfel de subiecte extrem de tact și atent. Acesta este un fel de manipulare inofensivă, care va ajuta la îndemâna interlocutorului.
• Combinația de fraze lungi și scurte. Această tehnică va ține atenția interlocutorului.
• În mediul de afaceri nu arată preferințele personale și emoțiile în rezolvarea diferitelor probleme. Rolul principal îl joacă interesele companiei pe care o reprezentați și interesele interlocutorului. Nu trebuie să treceți la tonuri înalte sau să intrați într-o dispută verbală: orice afișare a emoțiilor vă va afecta negativ reputația și imaginea.
• Nu amestecați munca și viața personală. Relațiile cu colegii nu ar trebui să influențeze soluționarea problemelor companiei. Dacă nu puteți construi o relație caldă cu o persoană, aceasta nu înseamnă că ar trebui să ignorați opinia și sfaturile sale atunci când rezolvați probleme comune. Abilitatea de a separa relațiile personale de afaceri ajută la concentrarea asupra sarcinilor dorite și la soluționarea litigiilor.

• Pregătiți-vă pentru discuție: întrebați despre interlocutor și selectați tacticile de comunicare corespunzătoare.
• Fii punctual - nu țineți timp de la partenerii de afaceri.
• Abilitatea de a asculta interlocutorul - avantajul tău incontestabil. Fără capacitatea de a comunica cu clienții, de a înțelege nevoile și dorințele lor, este imposibil să reușești.
• Atitudine prietenoasă față de toți interlocutorii. Chiar și un partener necinstit nu poate fi ignorat. Uitați de dispreț și încercați să tratați cealaltă persoană cu bunăvoință și bunăvoință. Amintiți-vă că discutarea relațiilor dvs. cu alte persoane într-un mediu de afaceri nu merită. Relațiile, viața personală nu trebuie discutate cu nimeni.
• Abilitatea de a vă concentra pe lucrul principal. Încearcă să dai seama ce vrea partenerul tău. Având în vedere interesele sale, încercați să rezolvați problema și să ajungeți la un numitor comun, fără a-ți pierde dorințele.
• Abilitatea de a fi cinstit. Dacă informațiile sunt inexacte, distorsionate, pot deveni clare în orice moment inoportun și vă pot afecta reputația.
• Nu uitați de regulile de ton bun. Întotdeauna contactați persoana după nume, zâmbiți și încercați să faceți complimente, dar evitați lingușirea.

În următorul videoclip așteptați cele mai importante abilități de comunicare în afaceri.